Hvordan skal vi utforme en advarsel?

En medarbeider har ved flere anledninger kommet for sent på jobb. Nå ønsker lederen å gi en advarsel og lurer på hvordan denne utformes riktig.

Redaksjonen

Publisert: 1. juli 2021 kl 16.05

Oppdatert: 1. juli 2021 kl 16.37

Hei, vi har en ansatt som ved tre anledninger har kommet for sent til jobb. Hun jobber ofte ettermiddagsvakter fra kl. 14.00, men har da ved tre anledninger kommer 30 minutter for sent. Vi har kommet til at vi må gi henne en advarsel i håp om at hun nå tar dette alvorlig og innretter seg etter den.

Svar:

Vi har ingen lov eller andre regler for hvordan en advarsel skal utformes. Arbeidsmiljøloven regulerer med andre ord ikke dette. Det er imidlertid viktig å tenke på hvordan en advarsel utformes, slik at man unngår noen fallgruver ved en potensiell senere oppsigelse.

En klar reaksjon

Det viktigste å få frem gjennom advarselen er at det dokumenteres en klar reaksjon fra arbeidsgiver på arbeidstakers opptreden, samt et varsel om at dersom arbeidstaker ikke endrer adferd, kan dette få konsekvenser for arbeidsforholdet.

Saken fortsetter under annonsen

Rom for forbedring

Det er imidlertid viktig å være klar over at beslutningen om å gi arbeidstaker en advarsel også tolkes som en sanksjon på det arbeidsgiver anfører er et mislighold. Med det mener vi at dersom arbeidstaker endrer adferd og ikke gjør noe mer «galt», så kan ikke arbeidsgiver i etterkant reagere med f. eks. en oppsigelse. Det fordrer at arbeidstaker gjør seg skyldig i et nytt mislighold etter mottak av advarselen.

Vær tydelig

For å sikre at advarselen er i tråd med saklighetsprinsippet, må den være tilstrekkelig klar, slik at arbeidstakeren sikres en reell mulighet til å forbedre seg i tråd med den kritikken som fremkommer.

Når det gjelder selve innholdet, burde advarselen tidfestes, i den grad det er mulig. Videre er det lurt å referere til eventuelt andre tidligere reaksjoner i form av muntlige advarsler. Det bør så gis en beskrivelse av de konkrete forholdene som er ansett som kritikkverdig, og en begrunnelse for hvorfor forholdene er av en slik karakter at det ikke kan aksepteres i bedriften. Videre kan det være hensiktsmessig å gi en beskrivelse av hvordan dere forventer at arbeidstakeren skal opptre i fremtiden.

Saken fortsetter under annonsen

Konsekvenser

I advarselen bør det fremkomme hvilke konsekvenser manglende innrettelse kan medføre, og at arbeidstakeren i en periode er under vurdering. Det kan være fint å fremheve at både gjentagende eller kritikkverdige forhold kan føre til oppsigelse – ettersom det ikke umiddelbart avgrenser mot samme type forhold, men at også andre kritikkverdige forhold vil kunne lede til en reaksjon fra arbeidsgiver.

En advarselen bør følgelig inneholde:

En beskrivelse av de forhold advarselen bygger på (tidfestet), med en begrunnelse for hvorfor dette ikke er akseptabelt i bedriften.
En beskrivelse av hvordan dere ønsker at arbeidstakeren skal opptre i fremtiden.
Et varsel om hvilke konsekvenser gjentagende eller kritikkverdige forhold kan få for arbeidstakeren, og at han i en periode er under vurdering.

Ofte er det en god ide å innkalle til et møte, la arbeidstaker få anledning til å forklare seg og deretter vurdere om det er grunnlag for en advarsel eller ikke. På den måten sikrer arbeidsgiver at advarselen bygger på et korrekt faktisk grunnlag.

Saken fortsetter under annonsen

_________________________________________

Advokatfirmaet HJORT er et fullfaglig forretningsadvokatfirma med rundt 100 ansatte.

Arbeidslivsavdelingen er en av Norges største og de dekker både individuell og kollektiv arbeidsrett, herunder pensjon og diskrimineringsrett. Advokat og partner Jens Kristian Johansen har arbeidsrett som sitt spesialfelt. Advokat og partner Monica Syrdal har konkurranserett, immaterielle rettigheter og markedsføringsrett som sine spesialfelt.

Har du spørsmål, send gjerne disse direkte til Jens Kristian Johansen på jejo@hjort.no eller Monika Syrdal på msy@hjort.no.

bransjejus

Hvordan skal vi utforme en advarsel?

Ledige stillinger – Conveniencejobb